Tout ce qu'il faut savoir pour organiser un évènement digital

La digitalisation des entreprises et la Covid 19 ont entraîné une nouvelle manière de créer un événement d’entreprise. Si le présentiel étant encore la solution la plus plébiscitée par les entreprises, la rencontre dans un lieu physique n’est plus forcément une évidence.

Grâce à la vidéo conférence, l’événement digital s’impose de plus en plus dans le milieu de l’entreprise. Grâce à la visioconférence, une équipe, un public et un intervenant peuvent simplement et facilement être mis en relation. Séminaire digital, conférence web, formation en ligne, team building : nous vous expliquons tout ce que vous avez besoin de savoir pour organiser un événement digital.

Quels sont les différents types d’événements digitaux ?

Un événement digital peut adopter de nombreux formats. En fonction de l’objectif visé, une entreprise peut mettre en place différents types d’événements digitaux.

Le séminaire digital ou webinaire

Le séminaire d’entreprise a deux fonctions : permettre aux participants d’interagir dans un cadre différent de celui du travail, et créer un contexte propice à la génération d’idées et la recherche d’une solution à un problème donné. Si le séminaire d’entreprise s’organise traditionnellement autour de la location d’une salle ou d’un hôtel, il est tout à fait possible de le digitaliser. Le webinaire est simple à mettre en place et permettra de réunir les collaborateurs dans de bonnes conditions pour un budget restreint.

La formation digitale

Les formations peuvent tout à fait s’adapter au format live. Dans une salle de classe virtuelle, l’intervenant peut dispenser son cours et partager son contenu en direct grâce au streaming. L’audience peut participer et poser ses questions par l’intermédiaire du chat écrit ou vocal, mais également participer à des quiz interactifs.

La conférence en ligne

La conférence est pareillement une expérience que l’on peut facilement digitaliser. Peu importe le lieu où se trouve l’intervenant, le contenu de sa conférence peut simplement être diffusé en direct. Le public invité peut assister à l’événement quelle que soit la distance où il se trouve.

Le team building digital

Pour intégrer les nouveaux collaborateurs ou créer un esprit de communauté dans une entreprise, le team building est un outil efficace. Celui-ci peut totalement utiliser le digital pour créer une expérience unique. Réalité virtuelle, jeux en ligne ou création d’art numérique : de nombreuses options existent pour créer du lien dans votre équipe.

Le salon digital

Le salon peut aussi prendre une forme numérique. Les différents stands que l’on retrouve habituellement dans une grande salle d’exposition peuvent être présentés dans un espace virtuel. Un grand nombre de plateformes offrent la possibilité d’inviter le public dans un environnement virtuel où les invités pourront interagir avec les exposants et se balader comme ils le feraient dans un salon réel.

Le lancement de produit numérique

L’événementiel digital est un outil très efficace pour atteindre un vaste public en très peu de temps. Votre entreprise prévoit le lancement d’un produit qu’il prépare depuis longtemps ? Marquez ce grand jour en créant un événement virtuel dédié. Cet outil marketing est un excellent support de communication.

L’after-work numérique

L’after-work est le rendez-vous indispensable pour créer du lien entre salariés. Grâce à la visioconférence, il est tout à fait possible de proposer à votre équipe à un apéritif digital. Amusez-vous par exemple à créer un atelier de réalisation de cocktails à distance.

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Pourquoi organiser un événement digital dans votre entreprise ?

Si la digitalisation des événements s’impose de plus en plus comme la nouvelle norme, c’est parce qu’elle présente de nombreux avantages.

L’organisation en présentiel est un format de moins en moins privilégié

La question du bien-fondé du présentiel se pose de plus en plus. Il existe en effet un véritable débat de société sur l’organisation du travail depuis la Covid. Les déplacements prennent un temps précieux dans la journée des salariés. Les formats de travail à distance permettent de disposer de plus de temps libre. Ils permettent par exemple aux parents d’être plus présents pour leurs enfants. Cet atout rend les événements virtuels attrayants pour les collaborateurs.

L’événement digital convient à un petit budget

Le budget est une autre raison poussant les entreprises à se mettre aux événements digitaux. Les outils de streaming sont peu onéreux. Ceux mis à disposition par Google sont par exemple gratuits. Simple à gérer, une entreprise a seulement à envoyer un formulaire d’inscription aux participants pour mettre en place un événement. Les ressources humaines mobilisées pour un webinaire ou une formation en ligne sont ainsi peu conséquentes.

L’événement digital permet de réunir facilement un nombre important de participants

Si vous souhaitez améliorer la visibilité de votre marque rapidement et simplement, l’événement numérique est l’outil idéal. Votre contenu peut toucher un public de milliers de personnes en quelques minutes.

L’événement digital est une pratique moins nocive pour l’environnement

Organiser un événement en présentiel implique le déplacement d’un nombre plus ou moins large de personnes. Ces déplacements ont un impact direct sur l’écologie. Proposer un atelier, une conférence ou une intervention en ligne permet d’éviter des émissions de CO2 inutiles.

Comment organiser un événement digital ?

Organiser un événement digital ne s’improvise pas. Pour qu’il soit de qualité, ce dernier doit être orchestré minutieusement en amont.

Avoir un objectif défini pour votre évènement numérique

Le premier conseil à suivre pour un événement virtuel réussi est de comprendre l’objectif recherché. Est-ce offrir plus de visibilité à la marque ? Communiquer sur un nouveau produit ? Démontrer l’expertise de l’entreprise ? Offrir un moment de détente à vos partenaires ? Renforcer la cohésion de votre équipe avec des activités ludiques ? En fonction de cet objectif, vous mettrez en place une stratégie adaptée. Le risque, dans le cas contraire, est de créer un événement sans intérêt ou qui décrédibiliser votre entreprise.

Définir quelle est la cible de l’évènement

De la même manière, sachez identifier votre cible. Selon le public, certaines formations et certaines thématiques sont plus adaptées que d’autres. Évitez, par exemple, d’utiliser des plateformes complexes si vous vous adressez à un public senior et exposé à la fracture numérique. Le choix du format de votre événement doit prendre en compte cet élément.

Choisir l’équipement technique adapté

Une fois que vous aurez compris pourquoi vous organisez votre événement et à qui il s’adresse, il faudra vous équiper du matériel nécessaire. Fort heureusement, vous n’aurez pas besoin de grand-chose pour animer votre événement. Un simple ordinateur portable et une connexion internet peuvent parfois faire l’affaire. Mais, pour une diffusion marketing ou l’invitation d’un intervenant externe, un peu de matériel sera nécessaire. Une webcam HD, un éclairage, un micro et un décor peuvent vous aider à donner un aspect plus professionnel à votre événement digital.

Le choix du lieu depuis lequel organiser votre événement digital

Vous devrez ensuite choisir le lieu de diffusion de votre événement. Pour un after-work entre collègues, le confort de votre salon suffit amplement. Mais pour présenter une nouvelle gamme de produits, vous pouvez penser à réserver un plateau de tournage.

Choisir la plateforme de diffusion de votre evenement

Le mode de diffusion de votre événement dépendra de votre public et de votre objectif. Si votre événement est pensé pour créer du lien, il faudra évidemment choisir une plateforme laissant la possibilité aux participants d’interagir via un chat écrit ou oral. Si vous invitez un conférencier mondialement connu, vous devrez choisir une plateforme capable de supporter de nombreuses connexions simultanées sans saturer.

Préparer l’organisation du contenu de votre évènement

Un événement digital ne s’improvise pas. Les blancs sont très difficiles à combler dans un environnement numérique. Prévoyez ainsi le déroulement minute par minute de votre événement. Cette préparation préliminaire évitera de donner un aspect brouillon à votre événement en plus de vous éviter un stress inutile. L’interaction sera fluide et vous donnerez une image professionnelle de votre entreprise.

Désigner une personne pour assurer le bon déroulement de l’évènement

Si vous n’êtes pas en mesure d’orchestrer l’évènement vous-même, vous devrez désigner une personne apte à le faire. Vous pouvez par exemple faire confiance à un collaborateur particulièrement à l’aise à l’oral pour animer votre évènement. S’il s’agit d’un outil promotionnel d’envergure, vous pouvez également penser à faire appel à un animateur professionnel.

Mise en place d’une stratégie de communication autour de l’évènement

Une fois votre événement prêt vient le temps des invitations. S’il s’agit d’un événement interne, une simple invitation par mail peut suffire. Pour un événement touchant un public plus large, vous devrez établir une stratégie de communication. Vous pouvez pour cela utiliser les réseaux sociaux comme Facebook et Instagram, ou publier un article dédié sur votre site web dans le cas où vous en possédez un. Si votre évènement est payant, vous devrez en outre mettre à disposition une billetterie en ligne.

Les évènements virtuels ont de nombreux atouts à faire valoir. Peu onéreux et rapides à mettre en place, ils créent autant sinon plus d’engagement que les évènements en présentiel. Vous souhaitez être accompagné dans la création de votre évènement numérique ? Faites confiance à MadCityZen. Contactez-nous : à vos côtés, nos experts élaborent de A à Z un évènement digital parfaitement adapté à vos besoins et votre budget