Découvrez comment et pourquoi digitaliser votre événement d'entreprise

Depuis la Covid et le premier confinement, les entreprises ont mis en place de nouvelles manières de penser le travail. La réunion en visio conférence s’est largement démocratisée. Le monde professionnel dans sa globalité découvrait tous les possibles offerts par le numérique.

Ces nouvelles pratiques concernent également l’événementiel. De nombreux événements d’entreprise, traditionnellement physiques, ont été transposés dans l’univers virtuel.

De nouveaux outils ont vu le jour et la technologie s’invite de plus en plus dans les événements professionnels. On vous explique comment et pourquoi digitaliser vos événements d’entreprise.

Passer du format physique au format digital : de nombreux avantages

Digitaliser un événement n’est pas seulement un moyen de répondre à une crise sanitaire. Même en temps normal, la digitalisation des événements offre nombre d’avantages.

L’organisation événementielle est plus rapide à mettre en place

L’événement digital, c’est avant tout la fin des événements exigeant d’interminables préparations. En effet, dans l’univers numérique, une simple plateforme et un équipement technique de base suffisent à imaginer un évènement de qualité. Ce temps économisé permet de se concentrer sur l’expérience en elle-même et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Digitaliser un événement est une solution moins coûteuse

En fonction de sa trésorerie, organiser un événement peut représenter un budget faramineux pour une entreprise. Location d’une salle, frais de déplacement, restauration : la note peut vite grimper. Faire le choix du digital pour son événement permet de réaliser d’importantes économies. Pas besoin de dépenser des fortunes pour convier vos collaborateurs ou le public à une vidéo conférence. Il existe de nombreux outils totalement gratuits.

Le monde entier peut facilement accéder à votre événement virtuel

Un événement de team building qui se passe à distance permet de convier un n’importe important de personnes où qu’elles se trouvent. Avec le numérique, il n’y a (presque) aucune limite concernant le nombre d’invités. Vous pouvez convier toute votre entreprise à une activité commune ou présenter un nouveau produit à un nombre infini de potentiels clients en quelques clics.

Digitaliser les événements pour réussir la transition écologique

Utiliser le digital pour organiser un événement est également bon pour la planète. En effet, un événement physique donne lieu à des déplacements pouvant être facilement évités. Digitaliser un événement participe donc à atteindre les objectifs écologiques qui s’imposent à nous.

10 étapes pour réussir son team building

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Quels pans du secteur de l’événementiel peuvent passer au format digital ?

De nombreux événements peuvent être digitalisés. À part quelques exceptions, les événements nécessitant de manipuler des objets par exemple, il est possible d’imaginer d’organiser la plupart des événements via le digital.

• Le salon digitalisé : dans un espace virtuel dédié, il est possible d’établir des stands et d’inviter les visiteurs à déambuler. La réalité virtuelle offre encore plus de réalisme à cette expérience.
• La formation en ligne. Année après année, la formation en ligne s’impose comme la nouvelle norme. Tous les outils sont disponibles pour créer de l’interaction entre les étudiants et les professeurs et permettre un apprentissage de qualité.
• Le séminaire digital ou webinaire. Cet événement permet de renforcer la cohésion d’une équipe, de générer une réflexion commune et d’apporter rapidement des solutions à des problèmes internes. Un séminaire d’entreprise peut tout à fait être organisé en ligne.
• Le team building virtuel. Si vous êtes directeur d’entreprise et souhaitez créer du lien entre vos employés, les activités de team building virtuelles sont une excellente idée. En plus d’être simples à mettre en place, le côté original de ces expériences sont généralement très appréciés.
• Le lancement de produit virtuel. Vous êtes fier de votre nouveau produit et souhaitez le propulser sous les projecteurs ? L’événement digital est le meilleur moyen de toucher une grande audience rapidement et avec peu de moyens.

Quelques conseils pour organiser la digitalisation de son événement

Pas question d’improviser l’organisation de votre événement digital. Si vous n’avez pas besoin d’être un spécialiste pour digitaliser votre événement, certaines étapes sont nécessaires à son bon déroulement. Voici quelques conseils à suivre.

Prévoir en amont l’organisation de la digitalisation

Il s’agit peut-être d’un conseil simple, mais il est essentiel : digitaliser un événement doit se préparer en avance. L’organisation du déroulement de la rencontre, la création des formulaires d’inscription, leur envoi et la réception des réponses peuvent prendre un temps conséquent.

Capter l’attention du public en planifiant minutieusement votre événement

Pour ne pas faire face à un public distrait, voire ennuyé, vous devez avoir une idée précise du déroulement de votre événement. Pour cela, vous devez définir votre objectif : créer du lien, faire passer un message, améliorer l’image de votre entreprise. Avoir et objectif en tête vous aidera à y voir plus clair et organiser méthodiquement votre événement pour répondre à votre besoin.

Veiller à choisir une plateforme de diffusion adaptée à votre événement

De la plateforme de streaming vidéo comme Twitch aux vidéos en live sur les réseaux sociaux comme TikTok, il existe une grande variété de plateformes pour digitaliser un évènement. Faites votre choix en fonction de la nature de votre événement et de votre budget.

Créer une stratégie de communication autour de votre événement

À quoi bon créer un événement si personne n’en entend parler ? Publicité sur les réseaux sociaux, publications sur votre site web, campagne de mailing : le numérique vous donne de nombreux outils pour promouvoir votre événement digital. Profitez-en !

Laissez la possibilité aux participants d’interagir

L’interaction permet de donner un aspect humain à événement digital. Offrez donc à vos invités la possibilité d’échanger : chat, community wall, diffusion simultanée sur les réseaux sociaux, là encore de multiples outils permettent aux utilisateurs d’interagir.

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Des exemples d’activités de team building digitale

Vous souhaitez créer un événement en ligne mémorable, mais manquez d’idées pour un team building innovant ? Voici plusieurs exemples d’animations originales qui sauront marquer les esprits.

Organiser un quiz interactif en ligne

Le quiz est une activité que tout le monde connaît et apprécie. Seuls ou en équipes, organiser un quiz digital est on ne peut plus simple. Pas besoin d’attirail technologique : un ordinateur ou smartphones sont tout ce dont vous avez besoin pour organiser un quiz.

Jouez à un escape game via réalité virtuelle

Qui a dit que la réalité virtuelle nous coupait des autres ? Adonnez-vous en équipe à un jeu en réalité virtuelle tel que l’escape game. Une partie d’escape game vous plonge dans un univers rempli d’énigme.

Tous équipés d’un casque VR, partez à l’aventure avec vos collaborateurs pour résoudre ces énigmes et avancer dans l’intrigue.

Proposer à votre équipe une session de graffiti digital

Le graffiti digital est un excellent outil pour apporter une dimension digitale à un évènement. À l’aide d’un mur servant d’écran et sur lequel est projetée une vidéo, les participants peuvent créer un graffiti collaboratif.

Cette animation créative, véritable initiation aux arts numériques, permet de laisser libre cours à l’imagination des invités et d’apporter une note futuriste à un événement.

Initiez-vous à l’utilisation des drones

L’initiation à l’utilisation de drones est une autre idée originale de team building originale qui ravira vos collègues.

Qu’il s’agisse de drones terrestres ou volants, challengez votre équipe en faisant slalomer un drone entre différents obstacles. Peut-être trouverez-vous même une opportunité d’intégrer l’usage des drones dans votre activité ?

Créez une figurine en 3D

L’impression 3D offre un vaste horizon de possibilités. Faites-le découvrir à vos collègues en leur proposant de créer leur propre figurine 3D. À l’aide d’un scanner 3D et d’une imprimante 3D, ils pourront repartir avec une figurine de leur propre visage, agrémenté des accessoires de leur choix.

Invitez le digital dans vos événements avec le Magic Mask

Devenez quelqu’un d’autre le temps d’une soirée avec le Magic Mask. Vos invités, placés devant une caméra, peuvent choisir entre différents masques : Pokémons, clowns, tatouages… Et se découvrir métamorphosés à l’écran. Ils repartiront avec une photo souvenir que laissera un souvenir impérissable de votre évènement.

Digitaliser un événement offre de nombreux avantages. Le numérique s’adapte à tous les budgets, tous les publics et presque tous les besoins. Vous souhaitez passer à la digitalisation événementielle, mais n’avez pas les ressources ou le temps de le faire en interne ?

Faites confiance à MadCityZen. Notre agence vous offre des prestations digitales sur mesure. Contactez-nous dès maintenant et imaginons ensemble des événements numériques mémorables.