Qui s'occupe des séminaires dans une entreprise ?

C’est le moment idéal pour votre entreprise pour organiser un séminaire. Fêter des résultats, souder vos équipes, améliorer la communication interne… Mais vous ne savez pas comment ce type d’évènement s’organise ? Qui est responsable de la préparation et de la gestion des séminaires ? Avez-vous besoin de confier cette mission à une agence spécialisée ? On vous dit tout !

Si vous faites appel à une agence, il faudra vous accorder sur une personne responsable de l’organisation du séminaire. Même si ce n’est pas son métier, cette personne responsable jouera le rôle du médium et veillera au bon déroulé de la préparation. Tout le monde peut prendre ce rôle d’organisateur, quel que soit son service ou son métier dans l’entreprise : RH, commercial, responsable communication…

Faut-il une formation spécifique pour organiser un séminaire ?

Si vous n’avez aucune formation ni expérience, nous vous conseillons de vous faire aider par une agence Team Building qui assurera la gestion de l’événement. En effet, l’organisation d’un séminaire prend beaucoup de temps et de nombreux aspects sont à gérer (location salle, transports, logement, animations etc).

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Comment choisir l’organisateur du séminaire ?

Pour pouvoir co-organiser le séminaire, vous avez besoin d’un certain temps pour pouvoir être impliqué dans ce projet. Bien sûr, en confiant l’organisation du séminaire à une agence Team Building, vous gagnerez énormément de temps et d’énergie. Mais gardez en tête que pour que l’évènement soit une réussite, une personne motivée de l’entreprise doit suivre de près son avancée.

De quoi doit s’occuper l’organisateur du séminaire ?

Avant le séminaire

Définir les objectifs de l’événement

L’organisateur de l’événement doit définir les objectifs du projet. En effet,  si le séminaire est l’occasion de rassembler les collaborateurs pour passer des moments agréables dans une atmosphère détendue, il reste un événement professionnel qui rentre dans la stratégie globale de l’entreprise.

L’organisateur doit donc être en capacité d’évaluer les besoins de la société à ce moment présent : fédérer les équipes, augmenter la motivation, favoriser la cohésion d’équipe, le bien-être des salariés ou encore fêter de bons résultats. Identifier la problématique principale est donc essentiel.

Pour décider du déroulé du séminaire selon cet objectif (choisir une activité adaptée à l’objectif par exemple), une équipe de professionnels pourra vous guider pour que l’ensemble soit cohérent.

Etablir un budget

Le budget donnera une direction à votre séminaire. Il détermine sa durée, le lieu, et les activités prévues sur place. L’organisateur doit donc pouvoir fixer ce budget à l’aide de la comptabilité de votre entreprise.

Fixer une date

Pour réunir l’ensemble de vos collaborateurs, fixer une date plusieurs mois en amont de l’événement est indispensable. Plus votre entreprise est grosse, plus cette étape peut être un casse-tête. L’organisateur devra donc sonder les équipes afin de trouver un créneau convenant à tous, sans risque de mauvaise surprise.

Bon à savoir : Pensez à éviter les périodes de vacances scolaires pour les jeunes parents et n’oubliez pas les jours fériés.

Définir la durée de l’événement

Selon le type de séminaire  que vous souhaitez organiser, le temps idéal du séjour varie. La durée est définie selon le lieu mais également l’objectif du séminaire. Par exemple, si vous souhaitez créer une cohésion d’équipe, une journée ne sera pas suffisante.

Choisir un lieu

En fonction de la durée prévue pour le séminaire, choisissez un lieu adapté. Plus ou moins loin, selon le budget et la durée du séjour. Le lieu devra également correspondre à l’atmosphère de votre entreprise et ses valeurs.

Prévoir les activités

De nombreuses activités sont possibles dans le cadre d’un séminaire. Toutes répondent à une problématique particulière. Il faudra choisir des activités selon l’objectif que vous vous êtes fixé. Si vous souhaitez améliorer la créativité de vos collaborateurs, que vous cherchez à les challenger ou que vous désirez créer des liens entre chacun, les activités ne seront pas les mêmes.

Madcityzen vous indique quelles activités correspondent aux différents objectifs possibles dans le cadre d’un séminaire parmi plus de 70 idées d’activités de Team Building.

Penser aux repas

Petit-déjeuner, déjeuner, dîner : organiser un séminaire c’est aussi prévoir chaque repas. Il est utile de sonder vos collaborateurs sur les éventuelles allergies de chacun. Selon la durée du séminaire, le nombre de repas est plus ou moins important. Cela représente beaucoup de préparation, de temps et un certain budget.

Pendant le séminaire

Toute votre équipe est réunie. Pour que le séminaire se déroule comme prévu, il faudra veiller à :

• Vérifier la présence de tous les participants inscrits
• Suivre le déroulement des animations, avec l’aide d’une équipe professionnelle
• Installer une ambiance détendue et chaleureuse, loin du quotidien du travail
• Garder un œil sur la logistique

Bon à savoir : Prévoir des pauses dans le planning entre chaque activité et conférence est essentiel : vos collaborateurs ne doivent pas se sentir pressés. Gardez en tête que cela doit être un moment agréable pour tout le monde.

Après le séminaire

Le séminaire est terminé, vous avez tous profité de ces quelques jours spéciaux, loin du stress quotidien. Des liens se sont créés, la motivation de chacun est à bloc et tout le monde est plus déterminé que jamais. Mais pour clôturer officiellement le séminaire, il est important d’en tirer des leçons. L’organisateur devra penser à :

• Se demander si les objectifs fixés en amont ont été atteints.
• Récolter un maximum de feedback en sondant les participants. Ainsi, leurs réponses serviront à améliorer le prochain événement d’entreprise.

Certains corps de métier sont plus facilement aptes à organiser un séminaire dans une entreprise. Mais pensez surtout à confier cette mission à une personne disponible et surtout motivée. Le séminaire, son organisation doit rester un plaisir. N’hésitez pas à vous entourer d’une équipe Team Building pour que le séminaire soit une réussite et un bon moment pour chacun de vos collaborateurs.